←back to Blog

7 Etika Mengirim Email 

7 etika mengirim email

 

Email yang kamu kirim kepada seseorang menggambarkan bagaimana karaktermu. Hal ini tentunya juga akan mempengaruhi bagaimana penilaian orang atas dirimu. Di dunia profesional, email adalah salah satu media komunikasi yang paling sering digunakan. Karena itu, yuk pelajari etika mengirim email berikut ini. 

7 Etika Mengirim Email

Seperti saat berkomunikasi langsung lewat lisan kepada orang lain, dalam berkirim email pun ada sopan santun yang harus diperhatikan agar komunikasi berjalan dengan lancar. Berikut adalah etika mengirim email yang harus kamu ketahui. 

Cantumkan Subjek Email yang Jelas dan Spesifik

Etika mengirim email yang pertama adalah dengan mencantumkan subjek yang jelas dan spesifik. Hal ini disebabkan subjek adalah bagian yang pertama kali dilihat saat seseorang menerima email darimu. Subjek juga menentukan apakah emailmu akan direspons atau tidak. Jika kita mencantumkan subjek yang jelas dan spesifik di email, tentunya orang yang menerima akan merasa bahwa email kita tersebut penting.

Sebaliknya, jika tidak menuliskan subjek dengan jelas, atau bahkan tidak mencantumkannya sama sekali, orang lain bisa saja enggan untuk segera membuka dan meresponnya. Perhatikan juga tips menulis subjek email. Usahakan tulis dengan sedetail mungkin. Sampaikan tujuan email yang kamu kirim pada bagian subjek. Misalnya “Undangan Seminar HR” atau “Follow-up untuk Interview Kerja Calon Pegawai Magang”. 

Awali dengan Salam Pembuka

Sesuaikanlah salam pembuka dengan isi dari emailmu. Jika kamu mengirim email formal, gunakanlah sapaan yang formal seperti “Yang terhormat (nama).” 

Namun, jika kamu mengirim pesan non-formal, gunakan sapaan yang lebih santai seperti “Halo, (nama).”

Menyapa dalam salam pembuka adalah hal wajib yang dilakukan saat berkirim email karena salam tersebut akan membuat si penerima email merasa lebih dihargai, dan kamu pun terkesan tidak main-main dalam berkirim email.

Gunakan Alamat Email Profesional

Sebagian orang mungkin hanya fokus pada isi pesan saat berkirim email. Namun, yang tak boleh dilupakan juga adalah alamat email yang kita gunakan untuk mengirimnya. 

 Untuk membuat sebuah akun email, memang membutuhkan username yang unik. Jika suatu nama sudah digunakan oleh pengguna lain, biasanya kamu tak bisa menggunakannya lagi. 

 Namun, membuat alamat email dengan terlalu banyak angka atau simbol dan tidak mencerminkan namamu akan membuat alamat email yang kamu gunakan tidak profesional. 

Misalnya: h4y_w0rld@xxxx.com atau ar!nd4@xxx.com, berkirim email dengan menggunakan alamat email seperti ini akan membuat kamu dicap tidak sopan. 

Sebaiknya gunakanlah alamat email yang mencerminkan nama aslimu atau instansi yang kamu wakilkan. Misalnya: arinda@xxx.com.

Gunakan Bahasa Yang Sesuai

Jika mengirimkan email formal, gunakanlah kalimat-kalimat yang terkesan resmi dan baku. Jika mengirimkan email non-formal, gunakanlah kalimat-kalimat yang santai agar terkesan akrab. Etika mengirim email yang satu ini penting untuk diterapkan demi menghindari kesalahpahaman antara kamu dan pengguna email. Sebaiknya juga gunakanlah kata-kata yang umum, mudah dipahami, dan tidak ambigu.

Jelaskan Tujuan 

Setelah mengucapkan salam, sampaikanlah tujuanmu dalam body email serinci mungkin. Hal ini agar penerima email tidak kebingungan ketika membaca emailmu. 

Misalnya, kamu ingin mengundang penerima email untuk menghadiri suatu acara. Maka sampaikanlah detail dari acara tersebut, serta tempat dan waktu di mana acara tersebut diselenggarakan. 

Hindari Humor

Untuk email yang sifatnya formal, sebaiknya hindari memasukkan lelucon. Memang terkadang kita ingin menambahkan humor agar terkesan lebih akrab dengan si penerima, tapi bisa saja si penerima tidak menerjemahkan lelucon kita dengan baik. 

Email adalah pesan teks di mana penerima membaca pesanmu tanpa tahu intonasi suara dan ekspresi wajahmu ketika mengetiknya. Daripada tak sengaja membuat si penerima tersinggung, lebih baik perhatikan etika mengirim email dengan menghindari humor. 

Koreksi Pesan yang Dikirim

Sebagai manusia, terkadang kita melakukan kesalahan kecil karena kurang teliti. Karena itulah etika mengirim email yang satu ini penting untuk dilakukan. Sebelum mengirim, periksa kembali pesan yang kamu buat. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan seperti tanda baca, ejaan, atau tata bahasa. 

Pastikan semuanya sudah benar, mulai dari alamat penerima email, subjek, body email, hingga salam penutup dan lampirannya. (Baca Juga: Tips Affiliate Marketing)

Itulah etika mengirim email yang bisa kamu perhatikan mulai sekarang. Selain itu, perhatikan juga, ya, tips menulis email dengan baik. Walaupun terkadang sering luput dari perhatian, memperhatikan hal-hal kecil seperti ini bisa membuatmu mendapat kesan baik di mata si penerima, lho!

Reffi Dhinar

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *